■書類を整理する一番の方法は捨てること
いろいろやりましたが、行き着いたところは「捨てる」
思い切って捨てる為に廃棄書類のPDF化をお勧めします。
■こんな提案をしてみました。
「オフィスの書類を電子化して、ペーパーレスを実現したり、オフィス内の情報を一元管理するなんて高尚なことは考えていません。ただ、捨てたいけど捨てられない書類、これがあることによって、無駄なスペースを使ってしまう。本当は捨てる書類を思い切って捨てるためにＰＤＦ化はどうでしょうか？」
捨ててもいいけど、何かの時に役に立つかも．．．
捨てるのにあたって、誰もが捨ててＯＫと決断できない．．．
重要かどうかの判断できない．．．
等々の理由で無駄にスペースを取ってしまっている書類の山は結構あるはずです．．．
ＰＤＦにして電子データとして残しておけば、場所は取りません。
電子データとして保存すれば事務所のスペースという概念自体がなくなってしまいます。
■PDF化にあたっては
1：高速スキャナーでの画像読込（データ形式はPDFファイルにて）
最近のオフィスであれば、複合機にスキャン機能がついておりA4用紙を100枚／分の速度での処理が可能だと思われます。
2：あとはファイル名を付けて保存します。
この時にファイルの内容が分かるように「日付＋内容」にしておくと検索が楽になります。
■まとめ
ペーパーレス化や電子化なんて考えると、大変な労力と費用がかかりますが、捨てる文書をＰＤＦとして残すだけなら取り組めるかも？
ご検討ください。
余談ですが、高速複合機をお持ちでないオフィスで利用されていたのが
富士通PFUのScansnap ix1400というスキャナーです。
読込速度40枚でなかなかの優れものです。
Amazon価格は＞＞Scansnap IX1400
